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Ideas para ahorrar costes de oficina

Si ahorrar siempre es importante, en el momento actual lo es todavía más, porque ahorrar costes de oficina puede ser la clave para sobrevivir a la crisis económica. Con unos pequeños ajustes podemos conseguir una reducción importante del gasto medio mensual, lo que nos evitará tener que tomar medidas más drásticas en nuestro negocio como reducir la plantilla.

Gestionar mejor el uso del papel

Aunque la tendencia es avanzar hacia las oficinas totalmente digitalizadas, a día de hoy todavía existe un consumo muy importante de papel en muchos negocios. Esto implica tener que gastar dinero en folios, en tinta para imprimir, e incluso en todos los accesorios necesarios para archivar la documentación en papel (carpetas, grapas, clips, armarios archivadores, etc.).

Una oficina con una gran dependencia de los documentos en formato papel no solo tiene un gasto más elevado, sino que además es mucho menos eficiente y menos sostenible. Por eso, aprovechando la situación actual se pueden tomar medidas para intentar alcanzar el objetivo “papel 0”.

Para ello, hay que concienciar a los trabajadores de la importancia de reducir el uso de papel. Algo que pueden lograr con acciones tan sencillas como no imprimir emails o pequeñas notas.

Conseguir una oficina totalmente libre de papel requiere hacer un gasto en software de digitalización de la documentación. Aunque se trata de ahorrar costes de oficina, hacer una inversión de este tipo puede tener efectos muy positivos a medio y largo plazo sobre el presupuesto del negocio, así que conviene evaluar la posibilidad de gastar dinero en implantar un sistema de este tipo.

Apagar los ordenadores al final de la jornada

Una de las costumbres más arraigadas en muchas oficinas es dejar los equipos informáticos encendidos siempre. Cuando acaba la jornada de trabajo lo único que se apaga es el monitor.

Se supone que la razón para hacer esto es ahorrar tiempo al iniciar la jornada siguiente. Sin embargo, la medida no es eficaz ni eficiente en ningún sentido. Varios equipos informáticos encendidos durante las 24 horas consumen mucho más que si solo estuvieran funcionando durante las 8 horas de trabajo.

Además, dejar el ordenador encendido de un día para otro no ahorra nada de tiempo. Un ordenador tarda solo unos minutos en estar operativo, tiempo que el empleado puede dedicar a revisar su agenda del día para estar al tanto de lo que tiene que hacer. Es decir, que ese lapso en el que el equipo informático no está todavía disponible para trabajar se puede aprovechar para otra cosa.

Si concienciamos a los empleados de que hay que apagar los ordenadores al final de la jornada, e incluso otros aparatos que pueda haber conectados a la red eléctrica, la factura energética de la oficina disminuirá de una forma bastante importante.

Ahorrar costes de oficina alquilando una en lugar de comprarla

Al analizar las claves para elegir tu oficina ideal debes valorar que hay más opciones de las que crees. De hecho, cada vez son más las empresas y profesionales que se dan cuenta de que no es rentable comprar una oficina o alquilar grandes espacios para trabajar.

En el caso de la compra esto implica asumir gastos extra como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, mientras que si se opta por alquilar un espacio demasiado grande se multiplican los gastos de luz, mantenimiento, etc.

Una buena forma de ahorrar es alquilar una oficina en centros de negocios como Espazio 32. Esto permite escoger la oficina más adecuada a cada tipo de negocio, e incluso poder pasar con el tiempo a una más grande si hace falta más espacio.

Con una oficina en un business center, los gastos se reducen de forma notable, y también las preocupaciones. El emprendedor solo se tiene que preocupar de pagar la renta. De todo lo relacionado con la limpieza, el mantenimiento, el pago de suministros, etc. se encarga quien gestiona el centro de negocios.

Además, este tipo de espacios son cada vez más polivalentes y se han adaptado a la perfección a las necesidades actuales. Así, es posible alquilar una oficina individual, compartir el espacio para trabajar con otros emprendedores o incluso alquilar el despacho solo por unas horas.

Una oficina en un business center permite al negocio disponer del espacio que necesita sin gastar demasiado, y contratar servicios y espacios extra en caso de que haga falta. Por ejemplo, en Espazio 32 es posible alquilar salas de reuniones por días o por horas.

Al final, de lo que se trata es de poder contar con un espacio que se adapte totalmente a las necesidades del negocio, pero que no implique un gran desembolso ni un aumento de las tareas de gestión.

Controlar la climatización

Las discusiones en las oficinas por la climatización de las estancias están a la orden del día. La tendencia es que en los espacios de trabajo haga mucho calor en invierno y en verano estén demasiado frescos. Esto no solo puede afectar a la salud de los empleados, sino que tiene una incidencia directa sobre la factura energética.

En invierno la temperatura de la climatización no debería subir por encima de los 20º C. Se trata de crear un entorno de trabajo confortable, no de que se pueda estar en manga corta mientras se trabaja. Mientras que en verano no se recomienda bajar la temperatura por debajo de los 24º C. Lo que se busca es una temperatura que sea lo más agradable posible, pero que no llegue a generar sensación de frío.

Manteniendo la temperatura en estos niveles se consigue un espacio de trabajo mucho más confortable sin necesidad de gastar de más.

Vender activos innecesarios y comprar activo necesarios de segunda mano

No es extraño que en algunos negocios existan activos que no hacen falta: ordenadores que no se utilizan, mobiliario que ha sido descartado, etc. En lugar de seguirlos acumulando, lo más inteligente es ponerlos a la venta y obtener algo de dinero por ellos.

A la vez, es posible que la empresa necesite invertir en nuevos activos como sillas ergonómicas, impresoras o muebles archivadores. Una buena forma de ahorrar gastos puede ser comprar este tipo de activos de segunda mano. Ya hay empresas especializadas que ofrecen ese tipo de materiales con precios mucho más bajos que si fueran nuevos.

Ahorrar costes de oficina es posible, pero requiere hacer una buena planificación para ver en qué partidas se puede reducir el gasto. También es fundamental contar con la colaboración de los empleados para ajustar el gasto lo máximo posible.