Cómo organizar un evento empresarial

La organización de eventos empresariales es una estrategia de comunicación muy recurrida para conseguir objetivos de fidelización y captación de clientes. Es una herramienta muy poderosa que genera un alto impacto entre sus asistentes y por ello debe estar planeada hasta el último detalle. Sin duda, uno de los grandes protagonistas es el espacio donde se va a desarrollar el evento.

¿Quieres saber cómo organizar un evento empresarial pero no sabes por dónde comenzar? En este post vamos a mostrarte una pequeña guía de los pasos de debes seguir para organizar un evento empresarial de éxito.

1. Define tu objetivo

El primer paso en todo plan es definir el objetivo. Sea cual sea el fin, siempre debe ser el punto de partida que guíe el camino que debas seguir. Para ello debes realizarte una serie de preguntas que te faciliten definir tu meta:

• ¿Cuál es el motivo de la organización del evento?
• ¿Qué es lo que quiero conseguir con su organización?
• ¿A quién debo dirigirme?
• ¿Cómo voy a comunicar mi mensaje?
• ¿Qué recursos necesito para realizar el evento?

La respuesta a estas preguntas marcarán la línea del evento y será mucho más fácil saber cómo organizar un evento empesarial con las ideas claras.

2. Escoge la fecha y lugar del evento

Es quizás una de las decisiones más difíciles e importantes pues necesitas que la mayoría de los asistentes puedan acudir. ¿Cómo puedes decidir cuándo celebrar el evento? Bien, asegúrate de que no coincida en día festivo y el horario sea adecuado, en caso de que tus asistentes sean externos a la empresa y tengan su propio horario de trabajo. Así te aseguras la asistencia de un gran porcentaje de invitados.

Presta mucha atención al lugar del evento

La principal dificultad a la hora de elegir el lugar del evento es que reúna todas las condiciones que sean necesarias para su organización. Estos requisitos pueden ser:

• Escoge un espacio que se identifica con tu marca.
• Vigila la iluminación y acústica de la sala, así como el equipo técnico que te ofrece.
• ¿El aforo es el adecuado?
• ¿Es fácilmente accesible? ¿Dispone de parking?

Puedes encontrar numerosas ideas de espacios en Madrid que cumplen con estas recomendaciones indispensables y que harán que tu evento sea memorable por su impecable organización. Busca un espacio que inspire, que sea creativo y ofrezca posibilidades de escenografía y ambientes. Algunos tienen una oferta gastronómica interesante y siempre es un punto a favor en la organización de un evento empresarial.

3. Crea una historia que sorprenda

Una vez tengas claro cuál va a ser el lugar del evento, comienza a diseñar el hilo conductor que haga que todas las piezas del puzzle encajen. Crea una historia y haz que cobre sentido mediante las diferentes vías por la que te vas a comunicar con tus invitados, desde las invitaciones hasta el día D.

4. Establece un calendario

El calendario es un aliado de toda organización. Trabaja en un cronograma donde puedas ver fácilmente qué tareas se deben cumplir antes, durante y después del evento. Sí, después del evento también se trabaja. Hay muchas cosas que medir, cuáles han sido los resultados y, lo más importante, qué debemos corregir para cuando realicemos el próximo evento.

Añade también recursos como materiales gráficos, lista de invitados y plazos de desarrollo del evento. Indica cuál es el time frame de cada tarea para que todo siga su curso y el número de imprevistos se disminuya lo máximo posible.

Por otro lado, prepara una invitación con un diseño original y adjunta el programa del evento para que todos los invitados lo conozcan.

5. Organizar el  presupuesto y el patrocinio

Haz una lista de los todos los costes que debas cubrir para hacer una estimación y destinar tus recursos económicos disponibles a aquellos elementos de mayor relevancia. Si realmente buscas organizar un evento donde prime la calidad y la innovación, céntrate en esos detalles que puede otorgar a tu evento ese estatus.

Deja siempre un margen para aquellos contratiempos que puedan surgir para que tu evento no pierda la calidad deseada.

Por otro lado, el patrocinio te permite ahorrar muchos costes además de ayudarte en la difusión del evento. Realiza una propuesta convincente a aquellos en los que creas que aportan valor a tu evento y déjales claro cuáles serán los beneficios que obtendrán gracias a su participación.

6. Promociona el evento

Si quieres que sea un evento de éxito, debes trabajar en una buena promoción. Haz un plan de medios que cubra desde los medios offline hasta los online. Organiza una pequeña rueda de prensa convocando a los principales medios y patrocinadores o envía una nota de prensa a aquellos medios de tu interés para que lo hagan público.

A su vez, trabaja la difusión en redes sociales ya que gracias a su gran potencial probablemente sea el medio de mayor alcance. También puedes invertir un pequeño presupuesto en campañas de publicidad en las principales redes donde se encuentren tus asistentes. Recuerda contar con una propuesta gráfica que impacte y atraiga la atención de tu público objetivo.

7. Últimos preparativos y ¡acción!

Destina los días previos al evento a repasar una y otra vez que todo esté en orden. Es hora de realizar tu check list e ir tachando todo aquello que esté listo y preparado para el gran día. Redacta un bonito email de recordatorio de asistencia, siempre con mensajes positivos y entusiastas. Realiza las últimas pruebas técnicas y esos detalles de última hora como el catering.

Durante el gran día asegúrate de que todos estén disfrutando y siempre cómodos. Haz eco de tu evento en redes sociales publicando contenido en directo e incluso habilita un enlace en streaming para aquellos que no puedan asistir personalmente. Hazte con un equipo de social media que tengan las redes y el directo bajo control y animen a la participación.

En estos siete puntos hemos resumido tu pequeña guía sobre la que poder trabajar a la hora de cómo organizar un evento empresarial. Deja volar tu creatividad, céntrate en tu objetivo, sorprende con un espacio diferente y haz que tu evento se convierta en algo inolvidable. ¡Todos quedarán encantados y con ganas de repetir!